Política de Tratamiento de Datos como Encargado

Datos de los leads de las corredoras que son nuestros clientes

Versión 1.0 · Vigente desde: [COMPLETAR: fecha de publicación]

Cuando una persona escribe por WhatsApp a una corredora que usa Leadlock, el asistente virtual que le responde trata sus datos por cuenta de esa corredora. Esta política explica cómo lo hacemos, para que tanto las corredoras como sus leads sepan exactamente qué pasa con esos datos.

Si usted es una persona que escribió a una corredora: la responsable de sus datos es esa corredora. Para ejercer sus derechos, diríjase a ella (sus datos de contacto están en su política de privacidad). Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud a la corredora sin demora y le ayudaremos a responderla.

1. Roles

Leadlock no decide usos propios de esos datos. Si alguna vez los usara para un fin distinto del encargo, la ley lo consideraría responsable de ese tratamiento y respondería por los daños.

2. Finalidad única

Los datos de los leads se tratan solo para:

1. Responder las consultas sobre las propiedades de la corredora.
2. Calificar la consulta según los criterios que la corredora firmó.
3. Ofrecer y agendar visitas en el calendario de la corredora y recordarlas.
4. Hacer el seguimiento acordado a quienes no respondieron.
5. Traspasar la conversación a un ejecutivo de la corredora.
6. Mostrar a la corredora, en su panel privado, qué pasó con cada consulta.
7. Medir el cumplimiento de la garantía del servicio.

Nunca:

• usamos los datos de una corredora para otra corredora;
• mezclamos los datos de distintas corredoras;
• usamos los datos para entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial;
• los usamos para publicidad de Leadlock o de terceros;
• los vendemos o cedemos.

3. Qué datos se tratan

Datos sensibles: el asistente no pide datos de salud, creencias, origen, orientación sexual, datos biométricos ni datos sobre la situación socioeconómica de la persona (como ingresos o deudas). Si una persona los entrega por iniciativa propia, el asistente le indica que no son necesarios y no los guarda en los campos de calificación.

Audios e imágenes: [COMPLETAR según el producto al publicar: "el asistente no procesa audios ni imágenes; informa que no puede leerlos e invita a escribir" o, si se activa la transcripción, "los audios se transcriben a texto para responder, sin crear huellas de voz ni identificar a la persona por su voz, y el audio se elimina tras la transcripción"].

4. Transparencia hacia los leads

El asistente está configurado para:

1. Presentarse como asistente virtual de la corredora en el primer mensaje. Nunca se hace pasar por una persona.
2. Explicar en una frase para qué usa los datos y dónde ver más información (la política de privacidad de la corredora).
3. Permitir dejar de recibir mensajes respondiendo "BAJA" (u otras palabras equivalentes). La baja tiene efecto inmediato: se cancelan todos los seguimientos y la persona queda en la lista de "no contactar" de esa corredora.
4. Permitir hablar con una persona en cualquier momento, escribiendo "PERSONA" o pidiéndolo con sus palabras.
5. Pedir autorización expresa antes de escribir fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp, y registrar la respuesta con fecha, hora y texto mostrado.

Calificación y decisiones automatizadas. El asistente ordena las consultas según los criterios de la corredora para ofrecer una visita o traspasar a un ejecutivo. No toma decisiones que produzcan efectos jurídicos ni que afecten significativamente a la persona: nunca rechaza ni excluye a nadie de ser atendido, y cualquier persona puede pedir hablar con un ejecutivo humano. La lógica de calificación (los criterios) la define la corredora y está disponible para la persona que la solicite.

5. Proveedores que intervienen (subencargados)

La corredora autoriza, al contratar, el uso de los siguientes proveedores, cada uno con contrato y solo para prestar el servicio:

• Leadlock exige a cada proveedor obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado equivalentes a las de esta política, en lo que corresponda.
• Según sus términos comerciales vigentes, el proveedor del modelo de IA no usa los datos enviados por API para entrenar sus modelos y los elimina dentro de un plazo acotado.
• Cambios de proveedor: avisamos a la corredora con al menos 15 días corridos de anticipación. La corredora puede oponerse; si la oposición impide prestar el servicio, puede terminar el contrato sin costo.

6. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tratan datos fuera de Chile. Leadlock solo usa proveedores que ofrecen garantías adecuadas mediante contratos de tratamiento de datos con cláusulas de protección, y elige regiones dentro de Sudamérica cuando el proveedor lo permite. La corredora debe informar estas transferencias en su propia política de privacidad; Leadlock le entrega el texto base para hacerlo.

7. Seguridad

Aplicamos las medidas de nuestra Política de Seguridad de la Información, entre ellas: aislamiento de los datos de cada corredora, acceso con mínimo privilegio y doble factor de autenticación, cifrado en tránsito y en reposo cuando el proveedor lo permite, registro de accesos y respaldos.

8. Confidencialidad

Toda persona que acceda a los datos por parte de Leadlock está sujeta a un deber de confidencialidad que se mantiene después de terminada su relación con Leadlock. Hoy el acceso está limitado al titular de Leadlock.

9. Plazos de conservación

10. Derechos de los leads

• Las personas ejercen sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, bloqueo y no ser objeto de decisiones solo automatizadas) ante la corredora.
• Leadlock ayuda a la corredora a responder dentro de los plazos legales (30 días corridos, prorrogables por 30 más; 2 días hábiles para el bloqueo temporal), entregándole la información necesaria dentro de 5 días hábiles desde su pedido.
• Si una solicitud llega directamente a Leadlock, la trasladamos a la corredora dentro de 2 días hábiles.
• La palabra "BAJA" tiene siempre efecto inmediato, sin esperar ninguna gestión.

11. Incidentes de seguridad

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte los datos de los leads de una corredora, Leadlock:

1. La contiene de inmediato.
2. Notifica a la corredora sin demora y, a más tardar, dentro de 48 horas desde que tomó conocimiento, con la información disponible: qué pasó, qué datos y cuántas personas se vieron afectadas, qué medidas tomó y qué recomienda.
3. Le entrega la información adicional a medida que la obtiene, para que la corredora cumpla sus propios deberes de reporte ante la autoridad y ante los afectados.
4. Registra el incidente y las medidas adoptadas.

12. Registro y auditoría

Leadlock mantiene un registro de las actividades de tratamiento que realiza por cuenta de cada corredora y lo pone a disposición de ésta a su pedido. La corredora puede verificar el cumplimiento de esta política una vez al año, con aviso de 10 días hábiles, mediante un cuestionario y la revisión de evidencias, sin costo.

13. Instrucciones contrarias a la ley

Si Leadlock considera que una instrucción de la corredora infringe la ley o esta política (por ejemplo, ocultar que el asistente es virtual o ignorar una baja), se lo informa por escrito y no la ejecuta hasta que se aclare.

14. Contacto

Corredoras: [COMPLETAR: correo de soporte] · Personas que escribieron a una corredora: diríjanse a la corredora, o a [COMPLETAR: correo de privacidad] para que traslademos su solicitud.

Historial de versiones

• 1.0 · [COMPLETAR: fecha] · Primera versión publicada.